Tu Biblioteca

El año 2010 se comenzó con la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad basado en Norma ISO 9001:2008 en el Sistema de Bibliotecas. De esta forma se obtuvo la certificación en noviembre de 2011 por el período desde el 02-11-2011 hasta 01-11-2014. Las unidades y bibliotecas que se consideraron dentro de este primer alcance del Sistema de Gestión de la Calidad fueron las siguientes: “Servicios de adquisición de libros, procesos técnicos (clasificación, catalogación y preparación física) y préstamos de libros en estantería cerrada en la Biblioteca de Ciencias Básicas y en la Biblioteca Biomédica de la Universidad Andrés Bello”.

En el año 2014 se obtiene un nuevo período de certificación en Norma ISO 9001: 2008 desde el 21-10-2014 hasta 01-11-2017. El alcance correspondiente a este período de certificación fue el siguiente:

“Servicios de adquisición de material bibliográfico y especial, procesos técnicos (clasificación, catalogación y preparación física), desarrollo de competencias en información con recursos electrónicos, material bibliográfico y especial en Biblioteca de Ciencias Básicas, Biblioteca Biomédica, Biblioteca Central y Vespertina de la Universidad Andrés Bello”.

En el año 2017 se realiza la renovación de la certificación esta vez actualizando a la Norma ISO 9001:2015, este período comprende entre el 02-11-2017 hasta el 01-11-2020. En esta ocasión el alcance abarca a todas las unidades y bibliotecas del Sistema: “Servicios de información entregados en las bibliotecas mediante el material bibliográfico físico; recursos electrónicos, repositorio, redes sociales a través de la Biblioteca Virtual. El desarrollo de competencias informacionales por medio de capacitación y orientación a la comunidad universitaria y los servicios centrales de apoyo del Sistema de Bibliotecas de la Universidad Andrés Bello”.

Durante el año 2021 se realizó la última renovación de la certificación en Norma ISO 9001:2015 manteniendo el alcance declarado en el periodo anterior. A partir del año 2022, a pesar de no continuar con la certificación de acuerdo, a una decisión institucional, se mantiene el Sistema de Gestión de la Calidad basado en la Norma ISO con todas las actividades que involucra con el fin de continuar entregando a nuestros usuarios un servicio de calidad apoyado en un trabajo de control de gestión interno.

La Dirección del Sistema de Bibliotecas regula la prestación de sus servicios y productos a través de un Reglamento del Sistema de Bibliotecas y genera su propio Plan de Desarrollo que responde a su misión, visión y los propósitos que ha definido. A la vez gestiona sus proyectos de desarrollo con otras Direcciones de la Universidad como Infraestructura, Tecnologías de la Información y Recursos Humanos, entre otras.

De acuerdo con lo señalado anteriormente nuestro contexto interno se ubica, entre los procesos que se realizan en el Sistema de Bibliotecas para ofrecer sus productos y servicios a la comunidad universitaria; y su organización, estructura y comunicación interna.

En el caso de nuestro contexto externo, el Sistema de Bibliotecas se encuentra inserto en la estructura, las directrices y el crecimiento de la Universidad y, además, al formar parte de una Institución de Educación Superior se rige por cuestiones legales, sociales y de mercado propias de este sector en Chile.

El Sistema de Gestión de la Calidad controla y normaliza las actividades del Sistema de Bibliotecas a través de una serie de documentos específicos por Unidad y Bibliotecas y otros de carácter transversal como los siguientes:

Política de la Calidad: La política de la calidad del Sistema de Bibliotecas se encuentra descrita en nuestro sitio web .
Partes Interesadas: Usuarios, clientes y/o organizaciones internas o externas que debido a su efecto o efecto potencial inciden en la capacidad del Sistema de Bibliotecas para satisfacer sus requisitos en la entrega de productos y servicios. Las necesidades y expectativas de las partes interesadas de la organización se encuentran definidas en este documento.

Mapa de Procesos: La secuencia e interacción de los procesos del Sistema de Bibliotecas se encuentran identificados en el documento “Mapa de Procesos del Sistema de Bibliotecas”.

Listado Maestro de Documentos: En base a los procesos del Sistema de Bibliotecas se han elaborado procedimientos e instructivos para cada una de las actividades, bibliotecas y/o unidades que lo componen. Estos procedimientos se encuentran listados en el “Listado Maestro de Documentos”.

El Sistema de Biblioteca se encuentra compuesto por:

• La Dirección de Bibliotecas que lidera las Unidades/Bibliotecas, en ella se encuentran: la Directora, la Subdirectora y la Unidad de Gestión de la Calidad.
• Las Unidades Centrales que realizan procesos transversales del Sistema y de apoyo a las bibliotecas, estas unidades son: Adquisiciones y Procesos Técnicos; Desarrollo de Competencias en Información; y Administración de Sistemas.
• La Biblioteca Tradicional, se denomina de esta forma a la biblioteca cuyos servicios son presenciales y a la cual asiste el usuario para solicitarlos o permanecer en ella (mesones de préstamo, salas de lectura, box de estudio, etc.). Existen bibliotecas en cada campus y sede de la Universidad.
• La Biblioteca Virtual, se denomina de esta forma a nuestros servicios en línea, no presenciales, a los cuales pueden acceder los usuarios por medio de plataformas tecnológicas como, por ejemplo, sitio web, repositorio, etc. La Biblioteca Virtual está compuesta por: Recursos Electrónicos, Redes Sociales, Repositorio y Recursos Digitales.

El Sistema de Bibliotecas realiza un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) con el fin de crear una base sobre la que se detectan riesgos y oportunidades.

A partir de lo anterior se trabaja en la identificación, evaluación y matriz de riesgos. Los riesgos identificados en este documento son revisados al menos una vez al año, y se controlan durante las auditorías internas que se realizan semestralmente en cada Unidad y Biblioteca. Además, la determinación y planificación de oportunidades como también la planificación de los cambios requeridos se encuentran en las planillas de seguimiento de estas.

Los objetivos de la calidad del Sistema de Bibliotecas se encuentran integrados en el documento “Plan de Desarrollo del Sistema de Bibliotecas”. El seguimiento anual de los objetivos se presenta por medio de la actividad de “Revisión por la Dirección” y el cumplimiento de este Plan por parte de cada unidad y biblioteca del Sistema se realiza a través de planillas de seguimiento individuales de objetivos.

El Sistema de Bibliotecas con el fin de determinar las comunicaciones internas y externas ha desarrollado un Plan de Comunicación que involucra diversos servicios que se relacionan directamente con nuestros usuarios (sitio web, redes sociales, repositorio, recursos electrónicos, etc.)

Se realiza al menos una vez al año el seguimiento de las percepciones del cliente con respecto al cumplimiento de sus necesidades y expectativas por parte del Sistema de Bibliotecas. Esto se lleva a cabo a través de una encuesta de satisfacción de usuarios que con lleva su respectivo análisis y toma de acciones para solucionar posibles problemas y mejorar el servicio.

El Sistema de Bibliotecas establece la planificación e implementación de Auditorías Internas, por medio de las cuales se verifican todas las actividades relativas al Sistema de Gestión de Calidad, haciendo cumplir las disposiciones definidas y evaluando su efectividad.